Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS), veri sorumlularının kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında kaydolduğu kamu sicilidir. En sık karşılaştığımız sorulardan biri şudur: "Bizim VERBİS'e kayıt olmamız gerekiyor mu?"
Yükümlülüğü belirleyen ölçütler
Kayıt yükümlülüğü herkes için otomatik değildir; genel olarak şu ölçütlere göre belirlenir:
- Yıllık çalışan sayısı ve mali bilanço büyüklüğü,
- İşlenen kişisel verinin özel nitelikli olup olmadığı,
- Ana faaliyet konusunun kişisel veri işlemeyi gerektirip gerektirmediği.
Bu ölçütlerin bazıları bir arada değerlendirilir. Kesin durumunuzu belirlemek için ücretsiz VERBİS Kontrol aracımızla birkaç soruda ön değerlendirme yapabilirsiniz.
Kayıttan önce: envanter şart
VERBİS bildirimi, doğru hazırlanmış bir kişisel veri işleme envanterine dayanır. Envanterdeki veri kategorileri, işleme amaçları ve saklama süreleri doğrudan bildirime yansır. Bu nedenle kayıt sürecinin en kritik ve en çok hata yapılan aşaması envanter hazırlığıdır.
Sık yapılan hatalar
- Envanteri eksik veya yüzeysel hazırlamak,
- Veri kategorilerini yanlış eşlemek,
- Bilgiler değiştiğinde bildirimi güncellememek.
Özet
VERBİS kayıt yükümlülüğü, işletmenizin ölçeğine ve işlediğiniz veriye göre değişir. Yükümlüyseniz, sağlam bir envanter ve doğru kategori eşlemesi süreci sorunsuz kılar. Emin değilseniz, önce ön değerlendirme yapmanızı öneririz.